Panduan Feedback Evaluasi Penilaian Karya (Manajemen Kinerja)


Moment feedback Penilaian Karya (PK) kadang seperti pengadilan, tegang dan menyeramkan. Masih ada yang memaknai feedback PK sebagai ajang mempertaruhkan nasib dan kepentingan. Tak jarang dalam proses ini ketegangan emosional kental mewarnai. Satu pihak berdiri di satu sebrang, sedang pihak lain berada di seberang satunya. Berhadap-hadapan. Proses feedback PK penginnya dihindari atau yang penting cepat selesai. Ibarat bagi raport di sekolah, panggil nama, serahkan hasil, tandantangan dan selesai tugas.

Padahal situasi nyaman, relax, dan produktif diinginkan oleh leader dan anggota tim. Namun kenapa jarang mewujud? Berikut sumbangan pemikiran untuk membantu agar proses pemberian feedback PK dapat terwujud lebih baik. Semoga bermanfaat bagi Anda.

1. Ciptakan suasana nyaman

Sebelum masuk ruangan diskusi kemungkinan besar anggota tim Anda penuh tanda tanya dalam diri:

  • kira-kira gue dinilai kayak apa ya, point-point apa yang bos mau sampein, trus ntar gue mesti ngomong apa ya, mana record data gue nggak lengkap…

atau ada juga yang mulai bersikap apatis:

  • ah paling nilainya kayak tahun kemarin, naik turun paling gak selisih jauh, udah deh mending gue matiin rasa aja deh, pasrah apapun hasilnya dll

Pikiran, hati, dan emosi campur aduk. Apalagi bila pernah buat kesalahan fatal semester ini. Di tengah kegelisahan dan keapatisan inilah, peran leader menciptakan atmosfir nyaman, relax, hangat dalam berinteraksi menjadi sangat penting. Sekedar ngobrol-ngobrol ringan out of topic, menanyakan acara rekreatif akhir pekan kemarin, atau menceritakan hasil pertandingan antara MU dan Chelsea semalam, akan membantu menurunkan tensi ketegangan. Membawa pembicaraan langsung ke inti masalah di awal pertemuan, pasti mengagetkan. Kedekatan emosional belum terbangun.

2. Sampaikan tujuan pertemuan

Kalau suasana sudah kondusif silahkan membuka obrolan dengan menyampaikan tujuan pertemuan. ”Oke Tono, tujuan pertemuan pagi ini adalah mendiskusikan hasil kinerja kamu khusus satu semester ini ya”. Jadi ini bukan semata penyampaian hasil performance kerja. Jauh lebih penting bagi kita adalah memahami faktor-faktor yang selama ini mendukung kinerja kamu, serta yang menjadi penghambatnya.

3. Dorong karyawan mampu mengevaluasi kinerjanya sendiri

Setelah jelas tujuan pertemuan, sekarang coba kembangkan pendekatan dengan teknik ’memberi panggung’. Dengan pancingan pertanyaan misalnya, “Oke Susi, kira-kira nih menurut kamu sendiri, bagaimana pencapaian kinerja kamu selama semester ini; apa yang menurut kamu sudah bagus, dan apa yang perlu ditingkatkan?”

4. Dorong karyawan menemukan keberhasilan, dan faktor pendukungnya

Oke, thanks atas informasi yang telah kamu sampaikan tadi. “Rini tadi khan menyampaikan untuk semester ini performance saat menjadi public speaker sudah bagus. Tentu ini sebuah keberhasilan dunk. Nah faktor-faktor apa yang mendukung kamu dalam hal ini sehingga sukses mencapai hal ini?”

5. Dorong karyawan menemukan kekurangan, dan apa penghambatnya

Thank’s Heru… “Nah sekarang sebaliknya, elo tadi khan bilang kalau belum optimal dalam proses negosiasi dengan klien. Kira-kira faktor apa yang menghambat sehingga proses negosiasimu kurang memuaskan pada semester ini?”

Dari point 3, 4 dan 5 di atas tsb Anda sudah mendapatkan ’peta’ anggota tim. Bukahkan ini menguntungkan Anda sebagai leader? Mengetahui peta mereka, tentu akan mudah dalam menunjukkan jalan bagi mereka? Anggota tim juga akan merasakan efek positif ’panggung’. Mereka merasa dihormati, dianggap, di dengar dan dilibatkan dalam proses.

6. Sampaikan penilaian kita

Oke Anton. Saya sudah mendengar semua paparan mengenai kinerja kamu semester ini. Sekarang saya ingin mendalami lebih lanjut. Begini Ton, tadi pada tugas berbicara di depan audience kamu bilang kinerjamu sudah bagus. Saya setuju dengan pendapatmu tsb. Semester lalu kamu masih sering grogi, salah dalam pemilihan kata, dan sering mati gaya. Namun semester ini terjadi peningkatan yang tajam menurutku. Pemilihan katamu sangat runtut, kamu sudah sering mendekati audience sehingga luwes dan dinamis kelasnya. Bahkan untuk menghadle peserta yang sulit pun, kamu udah bisa. Contohnya waktu training yang pesertanya para pimpinan bulan Mei yang lalu, beberapa pertanyaan peserta mampu kamu jawab dengan lugas, jelas dan smart. Very good Ton!

Nah masukan buatmu untuk semester ini adalah sisi sistematika materi dan manajemen waktu. Saya cermati semester ini kamu masih belum menunjukkan improvment yang berarti. Contoh kejadiannya adalah saat training customer service para sekretaris bulan Februari dan Juni kemarin. Masih ingatkan? Kamu membuka training langsung ke inti masalah, eh setelah itu kamu balik ke pengantar lagi, terus meloncat ke materi kedua. Bahkan ada 1 bab yang masih belum dibahas sementara waktu sudah habis. Di dalam penyusunan desain materi dan manajemen waktu, semester ini kamu masih di bawah standar yang seharusnya.

Nah, kira-kira apa yang menyebabkan hal ini belum meningkat dibanding semester kemarin Ton? …………(hasil jawaban). Oke, menurutku ya Ton, kamu bisa gunakan lesson plan yang lebih sistematis, termasuk dalam membuat alokasi waktunya. Untuk membantu memperlancar ngajar kamu, contekan lesson plan tsb boleh kamu baca dan bawa di meja depan kelas, sehingga kamu tetap bisa fokus dan tepat waktu. Khan aku pernah bilang seminggu sebelum acara training tersebut, iya khan? Nah untuk improvment bulan September nanti kita atur pertemuan khusus seharian, saya ingin bantu kamu menyusun sebuah lesson plan sistematis. Semoga dengan coaching ini, kemampuan kamu di bidang ini akan meningkat di semester depan.

7. Buat follow up dan kesepakatan bersama

Setelah proses diskusi dan penyampaian hasil sudah kita lakukan, tiba saatnya kita sampaikan follow up nya. Anda bisa berikan program pengembangan training, pemerkayaan atau perluasan pekerjaan, kenaikan karir, bonus dll (sesuai kebijakan perusahaan Anda). Karyawan menungggu action nyata dari evaluasi performance ini. Tidak ada follow up maka feedback PK hanyalah jadi tradisi semesteran saja.

Sampaikan juga target-target perbaikan untuk semester depan, serta tawaran bentuk-bentuk dukungan kepada anggota tim agar target semester depan tercapai. Akhirnya Anda dapat menyampaikan point-point kesepakatan pertemuan feed back PK kali ini. Pemberian magic word akan memberikan spirit dan motivasi baru bagi anggota tim:

“Rika, sekalipun tantangan dan target semester depan lebih berat, saya sangat percaya dengan pengalaman, kompetensi dan semangatmu. Kamu pasti bisa!

——————

Jika Anda dan tim tertarik atau ingin skillfull dalam memberikan feedback Evaluasi Penilaian Karya (Performance Apraissal), saya siap membantu Anda untuk membuatkan satu workshop yang customized. Please hubungi saya pada kolom kontak di atas. Terima kasih.

2 pemikiran pada “Panduan Feedback Evaluasi Penilaian Karya (Manajemen Kinerja)

  1. Setuju sekali! Saatnya Penilaian Kinerja disandingkan dengan coaching. Di organisasi yang masih “kuno” masih sering kami lihat Penilaian Kinerja yang ‘hanya menilai’.🙂 I agree with you mengenai coaching, mentoring, and supporting.

  2. #Terima kasih Bro QMS,

    Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi banyak orang. Ada pendekatan baru dalam proses interaksi komunikasi antar manusia yang lebih personalize, empati, dan motivating-supporting. Jauh dari kesan menggurui yaitu Coaching.

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s